LocalDMS 审批流程的主要优势
| 优势 | 为什么重要 |
|---|---|
| 结构化的多阶段流程 | 不再需要问“这份文件该谁审阅？”：每个阶段都有指定的审阅人。 |
| 电子审批（用户 + 日期/时间 + 版本） | 一条清晰的审批记录，而不是一封回复邮件。 |
| 详细的审计追踪 | 可向审计人员和内部检查提供的审批历史。 |
| 驳回与修改管理 | 可以看到文档为何被驳回，以及修改了哪些内容。 |
| 明确标识的已批准版本 | 降低在旧草稿上工作的风险。 |
| 快速访问已批准文件 | 已批准的文档和版本历史集中在一处。 |
| 内置功能，无额外费用 | 无需单独的流程工具，也无需集成项目。 |
LocalDMS 的审批流程如何运作？
每份文档从提交到最终批准都经过五个阶段：
提交
负责人提交某个文档版本进行审阅
通知
指定的审阅人收到通知，其中包含文档的直接链接
审阅
审阅人阅读、评论，然后批准或驳回并说明理由
批准
系统记录电子审批的用户、日期和时间
完成
文档已批准，并附带其审计追踪
1. 审阅阶段和任务分配如何运作？
有效的审批流程基于一个简单的问题：谁需要审阅哪份文档、按什么顺序、在什么期限内。LocalDMS 用结构化的审阅流程取代临时的电子邮件传递，每个阶段都明确且可追踪。
多位审阅人的顺序流程
流程可以按照您组织的实际审批要求进行配置。例如，一项合规制度可以先由部门负责人审核内容，再由合规负责人审核，最后由管理层审批；只有在上一位审阅人完成后，下一个阶段才会开始。这样，每份文档都按规定的阶段流转，并留下有据可查的审批记录。
职责明确的任务分配
每个审阅阶段都分配给具体的用户，该用户会收到包含文档直接链接的通知。待处理的审阅由谁负责不会含糊不清：任务已分配、可见并被追踪。负责人可以随时查看每份文档的进度，无需通过电子邮件催促审阅人。
推动流程前进的通知
LocalDMS 会在每个阶段发送通知：文档被分配审阅时、某次审阅完成并转给下一位审阅人时，以及文档被批准或驳回时。审批因一封未读邮件而停滞的风险因此显著降低。
LocalDMS 中每一项待处理的审阅都是带通知的明确任务。审阅人清楚地知道自己需要做什么，所有获得授权的用户都能看到进度，无需通过电子邮件催促。
2. LocalDMS 中的电子审批是什么？
LocalDMS 中的电子审批是一条结构化记录，包含审阅人的身份、准确的日期和时间、文档的具体版本、审批状态以及评论。与容易丢失的回复邮件不同，这条记录与文档保持关联，审计人员或内部控制部门可以随时调阅。如有需要，审批还可以设置为需要重新进行身份验证后才能确认。这是一条内部审批记录；在法律要求使用《中华人民共和国电子签名法》规定的可靠的电子签名或其他法定签名形式时，它不能替代此类签名。
电子审批记录的内容
当审阅人在 LocalDMS 中批准一份文档时，系统会记录：
- 审阅人身份：姓名和用户账户
- 审批的日期和时间
- 被批准文档的具体版本
- 审批状态：已批准、附评论批准或已驳回
- 审阅人的评论或意见
这条记录与文档保持关联，可以随时调阅：无需翻查电子邮件，无需打电话向审阅人确认，也不会对审批是否存在产生疑问。
已批准还是草稿：始终一目了然
文档完成审批流程后，状态变为“Approved”（已批准），与仍在审阅中的草稿明确区分。用户清楚哪个是当前有效的已批准版本，从而降低在未经批准的草稿上工作的风险。
当审计人员或法务部门问“这份文档是谁批准的，什么时候批准的？”，LocalDMS 可以直接调出相应的记录，无需翻查邮件归档。
3. 驳回和修改如何处理？
并非所有文档都能一次通过审批。合同条款可能需要重新协商，操作规程可能需要补充法规依据，报告中可能存在错误。驳回和修改的管理与审批的可追溯性同样重要。
结构化且说明理由的驳回
当审阅人在 LocalDMS 中驳回一份文档时，系统会要求其在评论中说明原因。这样就留下了驳回原因的清晰记录：具体问题、要求的修改以及提出人。负责人收到附带评论的驳回通知，清楚地知道需要修改什么。
每次修改都会生成新版本
当负责人修改被驳回的文档时，LocalDMS 会自动创建一个新版本。被驳回的版本连同其评论被完整保留，新版本重新进入审批流程。文档的完整历史（提交、驳回、修改、重新提交和最终批准）作为一条连续记录被保存下来。
跨越所有审阅周期的连续历史
对于经过多轮审阅的文档，LocalDMS 保留每一轮的历史：每次提交、每次审阅操作、每条驳回评论和每次修改。这样您可以看到文档是如何演变的，并能证明审阅流程的严谨性。
被驳回的文档会保留驳回人、驳回原因以及随后的修改。审批历史完整呈现文档直至最终批准版本的全过程。
4. 审批是否有审计追踪？
有。LocalDMS 为每份文档保留详细的记录：修改、审阅操作、批准和驳回都会记录用户、日期和时间。该记录与文档保持关联，可随时用于审计、质量检查或内部查询，无需手工重建。
在受监管行业中，审批的可追溯性不是可选项，而是一项要求：必须能够证明谁在什么时候批准了什么。
审计追踪的内容
对于每份文档，LocalDMS 记录的内容包括：
- 创建：谁在什么时候创建了文档
- 每个版本：谁在什么时候创建了各个版本
- 提交审阅：何时由谁提交
- 每次审阅操作：带日期和时间的批准、驳回和评论
- 最终批准：版本、批准人、日期和时间
审计时可快速调阅
当收到审计要求时（例如提供过去 12 个月内批准的所有操作规程，或证明某份合同在签署前经过法务部门审阅），LocalDMS 可以快速找到相应的记录，无需手工查找，也无需根据电子邮件重建流程。
使用 LocalDMS，准备审计会简单得多：每一次审批和每一次审阅都已有记录。
5. 版本控制如何与审批结合？
审阅和审批与版本控制密不可分。审批始终针对一个具体版本：不是笼统的“这份文档”，而是审阅人所批准的那个版本中的确切内容。LocalDMS 将版本控制直接集成到审批流程中。
审批与提交的版本关联
每次审批都针对被审阅的具体版本进行记录。如果需要修改，则会创建新版本；之前的版本及其审阅历史保持不变。
当前有效的已批准版本始终可见
流程结束后，已批准的版本被明确标示为当前有效版本。草稿、之前已批准的版本和被驳回的版本都会保留，但彼此清楚区分。用户始终知道应该遵循哪个版本。
按版本查看审批历史
由于审批与版本关联，LocalDMS 可以回答这样的问题：“去年第三季度这项操作规程的有效版本是哪一个，由谁批准？”在受监管行业中，这是一项常见要求。
哪些文档适合使用结构化的审阅和审批流程？
合规制度
合同
操作规程和作业指导书
财务报告
临床方案
技术规格
产品资料
供应商合同
营销材料
培训材料
项目交付物
董事会和委员会报告
哪些行业使用文档审批流程？
结构化的审阅和审批流程广泛用于医疗、金融服务、法律、建筑、制造以及各类支持职能。受监管或管理规范的组织通常都有一些文档，必须在使用前经过正式审阅和批准，并留下可靠的记录。
- 医疗：临床方案、合规制度和认证文件由指定的医疗和行政负责人批准，并保留有据可查的审批历史。
- 金融服务：投资政策、合规规程和客户信息披露由合规、法务和管理层审阅，并保留审批记录。
- 法律与合规：监管义务文件、制度和法律文书经过结构化审批流程，并留有记录。
- 建筑与工程：技术文件、施工图和施工方法由负责工程师和项目管理层正式审阅和批准。
- 制造与质量：操作规程、作业指导书和质量记录作为受控文件，在质量管理体系（例如依据 ISO 9001）中审阅和批准。
- 人力资源与组织：制度、入职文件和内部规程在发布前由管理层批准；版本控制有助于确保只发布当前有效的版本。
LocalDMS 与电子邮件审批对比
许多团队仍通过电子邮件审批制度、合同、规程和报告。请求会丢失，多个版本同时流转，口头同意不留痕迹，审计时只能翻查旧邮件。以下是与结构化审批流程的对比：
| 标准 | LocalDMS 中的审阅与审批 | 电子邮件审批 |
|---|---|---|
| 审阅流程 | ✓ 结构化，阶段明确 | ✗ 手工发送，无法追踪 |
| 审批记录 | ✓ 带日期和时间的电子审批 | ✗ 回复邮件，难以查找 |
| 进度可见性 | ✓ 对所有获授权用户实时更新 | ✗ 不催问就无从得知 |
| 版本控制 | ✓ 审批与具体版本关联 | ✗ 每位收件人手中的版本可能不同 |
| 驳回 | ✓ 有记录，附评论和修改 | ✗ 口头或非正式，往往没有记录 |
| 审计追踪 | ✓ 详细，可随时调阅 | ✗ 手工查找邮件，不完整 |
| 审计准备 | ✓ 记录已整理好 | ✗ 需要手工重建 |
| 通知 | ✓ 每个阶段自动发送 | ✗ 手工催促 |
| 成本 | ✓ 最多 10 位用户免费 | ✗ 隐性成本：时间浪费和风险 |
审批流程支持 SaaS 还是本地部署？
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文档审批流程软件的费用是多少？
专门的流程自动化平台每年的费用可能较高。LocalDMS 在平台中内置了审阅和审批流程：无需附加模块，无需额外许可，也无需集成项目。
- Community Edition免费
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审批流程常见问题
LocalDMS 让文档按预先定义的审阅阶段流转。每位审阅人都会收到通知，可以添加评论，并给出电子审批；系统记录审阅人的身份以及准确的日期和时间。每个阶段都会出现在审计追踪中。
电子审批记录审阅人的身份、日期和时间、所批准的版本、审批状态以及评论。该记录与相应版本保持关联。审批还可以设置为需要重新进行身份验证后才能确认。这是一条内部审批记录，不属于《中华人民共和国电子签名法》规定的可靠的电子签名，也不能替代其他法律所要求的签名形式。
支持。一份文档可以先由部门负责人审批，再由法务部门审批，最后由管理层审批；每个阶段都以电子审批记录在案，然后下一位审阅人才会收到通知。
有。每一次审阅、批准、驳回和评论操作都会记录用户、日期和时间。这些记录可以随时调阅，用于审计或内部检查。
审阅人在评论中说明驳回原因。文档退回给负责人进行修改；修改后会生成一个新版本，并重新进入审批流程。完整的历史记录（驳回、评论、修改和重新审批）都保留在审计追踪中。
是的。LocalDMS 可以以 SaaS（托管）方式使用，也可以部署在您自己的服务器上。两种方式都包含审阅和审批流程、电子审批和审计追踪；部分高级功能取决于 SaaS 套餐。
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