Die wichtigsten Vorteile der Dokumentenfreigabe mit LocalDMS
| Vorteil | Warum es wichtig ist |
|---|---|
| Strukturierte, mehrstufige Abläufe | Schluss mit „Wer sollte das eigentlich prüfen?“ – jeder Schritt hat einen zugewiesenen Prüfer. |
| Elektronische Freigabe (Benutzer + Datum/Uhrzeit + Version) | Ein sauberer Freigabenachweis statt einer E-Mail-Antwort. |
| Detaillierter Audit-Trail | Freigabehistorie, bereit für Auditoren, Aufsichtsbehörden und interne Prüfungen. |
| Ablehnungen und Überarbeitungen nachvollziehbar | Nachvollziehen, warum ein Dokument abgelehnt wurde und was geändert wurde. |
| Eine eindeutig freigegebene Version | Teams arbeiten nicht mehr mit alten Entwürfen. |
| Schneller Zugriff auf freigegebene Dateien | Freigegebene Dokumente und ihren Versionsverlauf an einem Ort finden. |
| Integriert – ohne Zusatzkosten | Kein separates Workflow-Tool, kein Integrationsprojekt. |
Wie funktioniert die Dokumentenfreigabe in LocalDMS?
Jedes Dokument durchläuft fünf Schritte – von der Einreichung bis zur endgültigen Freigabe:
Einreichen
Der Dokumentverantwortliche reicht eine Version zur Prüfung ein
Benachrichtigen
Zugewiesene Prüfer werden sofort mit direktem Link zum Dokument informiert
Prüfen
Der Prüfer liest, kommentiert und gibt frei oder lehnt mit Begründung ab
Freigeben
Die elektronische Freigabe wird mit Benutzer und Zeitstempel protokolliert
Abschließen
Das Dokument ist freigegeben – mit vollständigem Audit-Trail
1. Wie funktionieren strukturierte Prüfschritte und Zuweisungen?
Die Grundlage eines wirksamen Freigabeprozesses: genau wissen, wer ein Dokument in welcher Reihenfolge und bis wann prüfen muss. LocalDMS ersetzt den Versand per E-Mail durch strukturierte Prüfabläufe, in denen jeder Schritt klar und nachverfolgbar ist.
Sequenzielle Workflows mit mehreren Prüfern
Prüfabläufe lassen sich an die tatsächlichen Freigabeanforderungen Ihrer Organisation anpassen. Eine Compliance-Richtlinie kann zuerst an die Abteilungsleitung zur inhaltlichen Freigabe gehen, dann an den Compliance-Beauftragten und schließlich an die Geschäftsführung – jeder Schritt startet erst, wenn der vorherige Prüfer seine Aktion abgeschlossen hat. So durchläuft jedes Dokument die vorgesehenen Schritte mit dokumentierter Freigabe.
Zuweisungen mit klarer Verantwortung
Jeder Prüfschritt ist einem bestimmten Benutzer zugewiesen, der eine Benachrichtigung mit direktem Link zum Dokument erhält. Es gibt keine Unklarheit, wer für eine offene Prüfung zuständig ist – sie ist zugewiesen, sichtbar und nachverfolgt. Verantwortliche sehen jederzeit den Status jedes Dokuments im Freigabeprozess, ohne einzelnen Prüfern per E-Mail hinterherzulaufen.
Benachrichtigungen, die Abläufe in Bewegung halten
LocalDMS benachrichtigt in jeder Phase – wenn ein Dokument zur Prüfung zugewiesen wird, wenn eine Prüfung abgeschlossen ist und der nächste Prüfer an der Reihe ist und wenn ein Dokument freigegeben oder abgelehnt wird. Freigaben bleiben nicht mehr liegen, weil eine E-Mail im Posteingang untergegangen ist.
Jede offene Prüfung in LocalDMS ist eine klare Zuweisung mit Benachrichtigung. Prüfer wissen genau, was zu tun ist, und der Status ist für alle Berechtigten sichtbar – ohne eine einzige Nachfass-E-Mail.
2. Was ist eine elektronische Freigabe in LocalDMS?
Eine elektronische Freigabe in LocalDMS ist ein strukturierter Nachweis, der die Identität des Prüfers, Datum und Uhrzeit, die konkrete Dokumentversion, den Freigabestatus und eventuelle Kommentare festhält. Anders als eine E-Mail-Antwort, die verloren gehen oder bestritten werden kann, bleibt dieser Nachweis beim Dokument und ist für Auditoren, Behörden oder interne Prüfungen sofort abrufbar. Auf Wunsch kann eine Freigabe eine Bestätigung mit erneuter Anmeldung verlangen.
Was eine elektronische Freigabe festhält
Gibt ein Prüfer ein Dokument in LocalDMS frei, protokolliert das System:
- die Identität des Prüfers – Name und Benutzerkonto
- Datum und Uhrzeit der Freigabe
- die konkrete Dokumentversion, die freigegeben wurde
- den Freigabestatus – freigegeben, freigegeben mit Kommentar oder abgelehnt
- alle Kommentare oder Anmerkungen des Prüfers
Dieser Nachweis bleibt mit dem Dokument verbunden und ist sofort abrufbar – keine Suche im Postfach, kein Nachfragen, ob jemand etwas freigegeben hat, keine Unsicherheit, ob eine Freigabe je erteilt wurde.
Freigegeben oder Entwurf – immer eindeutig
Hat ein Dokument den Freigabe-Workflow durchlaufen, erhält es den Status „Approved“ (freigegeben) und ist klar von Entwürfen in Prüfung unterschieden. Nutzer wissen immer, welche Version die aktuell freigegebene ist – so sinkt das Risiko, versehentlich mit einem nicht freigegebenen Entwurf zu arbeiten.
Wenn Aufsichtsbehörde, Auditor oder Rechtsabteilung fragen „Wer hat dieses Dokument wann freigegeben?“, liefert LocalDMS sofort eine präzise Antwort mit dokumentiertem Nachweis. Kein Durchforsten des E-Mail-Archivs.
3. Wie funktionieren Ablehnungen und Überarbeitungen?
Nicht jedes Dokument besteht die Prüfung beim ersten Mal. Eine Vertragsklausel muss nachverhandelt werden, eine Richtlinie braucht zusätzliche Verweise, ein Bericht enthält Fehler. Wie Ablehnungen und Überarbeitungen behandelt werden, ist genauso wichtig wie die Dokumentation der Freigaben.
Strukturierte Ablehnung mit dokumentierter Begründung
Lehnt ein Prüfer ein Dokument ab, wird er aufgefordert, die Gründe zu kommentieren. So entsteht ein klarer Nachweis, warum ein Dokument nicht freigegeben wurde – das konkrete Problem, die nötige Änderung und wer sie festgestellt hat. Der Dokumentverantwortliche erhält die Ablehnung mit den Kommentaren und weiß genau, was zu überarbeiten ist.
Jede Überarbeitung erzeugt eine neue Version
Überarbeitet der Verantwortliche ein abgelehntes Dokument, legt LocalDMS automatisch eine neue Version an. Die abgelehnte Version bleibt vollständig erhalten – inklusive der Ablehnungskommentare –, und die überarbeitete Version durchläuft den Workflow erneut. Die gesamte Geschichte des Dokuments – Einreichung, Ablehnung, Überarbeitung, erneute Einreichung und endgültige Freigabe – bleibt als durchgehender Nachweis erhalten.
Durchgängiger Verlauf über alle Prüfrunden
Bei Dokumenten, die mehrere Prüfrunden durchlaufen, bewahrt LocalDMS den Verlauf jeder Runde: jede Einreichung, jede Prüfaktion, jeden Ablehnungskommentar und jede Überarbeitung. So sehen Sie, wie sich ein Dokument entwickelt hat, und können die Sorgfalt im Prüfprozess belegen.
Abgelehnte Dokumente halten fest, wer sie abgelehnt hat, warum und welche Überarbeitung daraufhin erfolgte. Die Freigabehistorie erzählt die vollständige Geschichte bis zur endgültig freigegebenen Fassung.
4. Gibt es einen Audit-Trail für Freigaben?
Ja. LocalDMS führt zu jedem Dokument ein detailliertes Protokoll – Bearbeitungen, Prüfaktionen, Freigaben und Ablehnungen werden mit Benutzer und Zeitstempel erfasst. Das Protokoll bleibt dem Dokument zugeordnet, sodass Nachweise für Audits, Qualitätsprüfungen oder interne Anfragen ohne manuelle Rekonstruktion bereitstehen.
In regulierten Branchen ist der Freigabenachweis keine Komfortfunktion, sondern eine Anforderung: Sie müssen belegen können, wer was wann freigegeben hat.
Was der Audit-Trail enthält
Für jedes Dokument protokolliert LocalDMS unter anderem:
- die Erstellung – wer das Dokument wann angelegt hat
- jede Version – wer welche Revision wann erstellt hat
- Einreichungen zur Prüfung – wann und von wem
- jede Prüfaktion – Freigabe, Ablehnung und Kommentare mit Zeitstempel
- die endgültige Freigabe – mit Version, freigebender Person und Zeitstempel
Sofort abrufbar für Audits
Wenn eine Prüfungsanfrage kommt – alle in den letzten 12 Monaten freigegebenen Richtlinien vorlegen, belegen, dass ein Vertrag vor der Unterzeichnung rechtlich geprüft wurde –, ruft LocalDMS die relevanten Nachweise sofort ab. Kein manuelles Suchen, kein Rekonstruieren von Freigabeketten aus E-Mails.
Mit LocalDMS ist die Audit-Vorbereitung kein Projekt, sondern ein Abruf: Jede Freigabe und jede Prüfung ist bereits dokumentiert.
5. Wie hängen Versionsverwaltung und Freigaben zusammen?
Prüfung und Freigabe sind untrennbar mit der Versionsverwaltung verbunden. Eine Freigabe gilt immer für eine bestimmte Version – nicht für „das Dokument“ allgemein, sondern für genau den Inhalt auf genau dem Revisionsstand, den der Prüfer freigegeben hat. LocalDMS verknüpft Versionsverwaltung und Freigabe-Workflow direkt miteinander.
Freigabe an die eingereichte Version gebunden
Jede Freigabe wird für die konkrete Revision protokolliert, die geprüft wurde. Ist eine Überarbeitung nötig, entsteht eine neue Version – die vorherige Version und ihre Prüfhistorie bleiben unverändert erhalten.
Die aktuell freigegebene Version ist immer sichtbar
Nach Abschluss des Workflows ist die freigegebene Version klar als aktuell gültige Fassung gekennzeichnet. Entwürfe, frühere freigegebene Versionen und abgelehnte Versionen bleiben erhalten, sind aber eindeutig unterscheidbar. Nutzer wissen immer, welcher Version sie folgen sollen.
Historische Freigabenachweise je Version
Weil Freigaben an Versionen gebunden sind, beantwortet LocalDMS Fragen wie: „Welche Version dieser Richtlinie galt im dritten Quartal des Vorjahres, und wer hatte sie freigegeben?“ Das ist in regulierten Branchen eine regelmäßige Anforderung.
Welche Dokumente profitieren von strukturierten Prüf- und Freigabeprozessen?
Compliance-Richtlinien
Verträge
SOPs & Arbeitsanweisungen
Finanzberichte
Klinische Protokolle
Technische Spezifikationen
Produktspezifikationen
Lieferantenverträge
Marketingmaterial
Schulungsunterlagen
Projektunterlagen
Vorstands- & Gremienberichte
Welche Branchen nutzen Freigabe-Workflows für Dokumente?
Strukturierte Prüf- und Freigabeprozesse werden im Gesundheitswesen, in Finanzdienstleistungen, Recht, Bau, Produktion und Verwaltung eingesetzt. Jede regulierte oder professionell geführte Organisation hat Dokumente, die vor ihrer Verwendung formal geprüft und freigegeben werden müssen – mit einem belastbaren Nachweis.
- Gesundheitswesen: Klinische Protokolle, Richtlinien und Qualifikationsnachweise werden von festgelegten medizinischen und administrativen Verantwortlichen freigegeben – mit dokumentierter Freigabehistorie.
- Finanzdienstleistungen: Anlagerichtlinien, Compliance-Verfahren und Kundeninformationen werden von Compliance, Recht und Geschäftsleitung geprüft – mit vollständigen Freigabenachweisen.
- Recht und Compliance: Behördliche Einreichungen, Richtlinien und mandatsbezogene Dokumente durchlaufen strukturierte Freigabeprozesse mit vollständigen Nachweisen.
- Bau und Ingenieurwesen: Planunterlagen, Werkstattzeichnungen und Ausführungsbeschreibungen werden von verantwortlichen Ingenieuren und Projektleitern formal geprüft und freigegeben.
- Produktion und Qualität: SOPs, Arbeitsanweisungen und Qualitätsaufzeichnungen werden als gelenkte Dokumente in Qualitätsmanagementsystemen (z. B. nach ISO 9001) geprüft und freigegeben – mit dokumentierten Freigaben, Revisionen und Historie.
- Personal und Organisation: Richtlinien, Onboarding-Unterlagen und Verfahrensanweisungen werden vor der Verteilung von der Leitung freigegeben – die Versionsverwaltung hilft, nur aktuelle Fassungen in Umlauf zu bringen.
LocalDMS oder Freigaben per E-Mail: der direkte Vergleich
Viele Teams geben Richtlinien, Verträge, SOPs und Berichte noch per E-Mail frei. Anfragen werden übersehen, mehrere Versionen kursieren, mündliche Freigaben hinterlassen keinen Nachweis, und Audits bedeuten die Suche in alten Mail-Verläufen. So schneidet ein strukturiertes Freigabesystem im Vergleich ab:
| Kriterium | LocalDMS Prüfung & Freigabe | Freigaben per E-Mail |
|---|---|---|
| Prüfablauf | ✓ Strukturiert, festgelegte Schritte | ✗ Manueller Versand, keine Nachverfolgung |
| Freigabenachweis | ✓ Elektronische Freigabe mit Zeitstempel | ✗ E-Mail-Antwort – schwer auffindbar |
| Statusübersicht | ✓ Aktuell für alle Berechtigten | ✗ Unbekannt, solange man nicht nachfragt |
| Versionsverwaltung | ✓ Freigabe an konkrete Version gebunden | ✗ Empfänger haben ggf. verschiedene Versionen |
| Ablehnungen | ✓ Dokumentiert mit Kommentar & Überarbeitung | ✗ Mündlich oder informell, oft ohne Nachweis |
| Audit-Trail | ✓ Detailliert, sofort abrufbar | ✗ Manuelle Mail-Suche – lückenhaft |
| Audit-Vorbereitung | ✓ Nachweise bereits geordnet | ✗ Manuelle Rekonstruktion nötig |
| Benachrichtigungen | ✓ Automatisch bei jedem Schritt | ✗ Manuelles Nachfassen nötig |
| Kosten | ✓ Kostenlos für bis zu 10 Nutzer | ✗ Versteckte Kosten durch Zeitverlust & Risiko |
Gibt es die Freigabelösung als SaaS oder für den eigenen Server?
Beides. Dieselben Prüf- und Freigabe-Workflows, elektronischen Freigaben, Versionsverwaltung und Audit-Trails stehen in beiden Betriebsmodellen zur Verfügung – wählen Sie, was zu Ihren IT-Richtlinien passt.
LocalDMS SaaS
Wir hosten, warten und aktualisieren LocalDMS für Sie. Prüfer und Freigebende arbeiten im Browser – im Büro oder unterwegs.
- Keine Serverinstallation und -betreuung nötig
- Updates werden für Sie eingespielt
- Preis pro Nutzer und Monat
LocalDMS auf Ihrem Server
Installieren Sie LocalDMS auf Ihrem eigenen Windows-Server; Dokumente und Freigabenachweise bleiben in Ihrem Netzwerk.
- Kostenlos für bis zu 10 Nutzer
- Dauerlizenzen ab 750 USD zzgl. MwSt.
- Server, Speicher und Datensicherung verwalten Sie selbst
Was kostet eine Software für Dokumentenfreigaben?
Spezialisierte Workflow-Plattformen können jährlich hohe Summen kosten. LocalDMS enthält einen vollständigen Prüf- und Freigabe-Workflow als Teil der Plattform – ohne Zusatzmodul, ohne zusätzliche Lizenz, ohne Integrationsprojekt.
- Community EditionKOSTENLOS
- Professional750 USD
Bis zu 20 Nutzer - Business3.000 USD
Bis zu 50 Nutzer - Corporate5.000 USD
Bis zu 100 Nutzer - EnterpriseAuf Anfrage
Mehr als 100 Nutzer
Lizenzen für den eigenen Server sind Dauerlizenzen – einmal zahlen, unbefristet nutzen. Keine Verlängerungspflicht, keine monatlichen Gebühren pro Nutzer; eine optionale Wartung (10 % pro Jahr) hält Sie auf der neuesten Version. Prüf- und Freigabe-Workflows, elektronische Freigaben, Audit-Trails und Versionsverwaltung sind in jeder Edition enthalten. Alle Preise zzgl. MwSt. Lieber gehostet? LocalDMS SaaS bietet dieselben Freigabefunktionen ohne eigenen Server.
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Häufige Fragen zu Freigabe-Workflows
LocalDMS leitet Dokumente durch festgelegte Prüfschritte. Jeder Prüfer wird benachrichtigt, kann kommentieren und erteilt eine elektronische Freigabe, die mit seiner Identität und einem genauen Zeitstempel protokolliert wird. Jeder Schritt wird im Audit-Trail festgehalten.
Eine elektronische Freigabe hält die Identität des Prüfers, Datum und Uhrzeit, die freigegebene Dokumentversion, den Freigabestatus und eventuelle Kommentare fest. Der Nachweis bleibt mit der Version verknüpft, auf die er sich bezieht. Optional kann die Freigabe eine Bestätigung mit erneuter Anmeldung erfordern.
Ja. Ein Dokument kann zuerst an die Abteilungsleitung, dann an die Rechtsabteilung und schließlich an die Geschäftsführung gehen – jeder Schritt wird mit einer elektronischen Freigabe dokumentiert, bevor der nächste Prüfer benachrichtigt wird.
Ja. Jede Prüfaktion, Freigabe, Ablehnung und jeder Kommentar wird mit Benutzer und Zeitstempel protokolliert. Die Nachweise lassen sich für Audits oder interne Prüfungen sofort abrufen.
Der Prüfer begründet die Ablehnung mit einem Kommentar. Das Dokument geht zur Überarbeitung an den Verantwortlichen zurück, eine neue Version entsteht und durchläuft den Workflow erneut. Der gesamte Verlauf – Ablehnung, Kommentare, Überarbeitung und erneute Freigabe – bleibt im Audit-Trail erhalten.
Ja. LocalDMS gibt es als gehostete SaaS-Lösung mit Hosting in Deutschland oder für Ihren eigenen Server. Beide enthalten dieselben Prüf- und Freigabe-Workflows, elektronischen Freigaben und Audit-Trails.
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Die Benutzeroberfläche ist derzeit auf Englisch. Dokumente, Kommentare, Ordner- und Dateinamen können vollständig deutsch sein; LocalDMS arbeitet mit Unicode, inklusive Umlauten und ß.
So starten Sie mit Prüf- und Freigabe-Workflows
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