LocalDMS 審批流程的主要優勢
| 優勢 | 為什麼重要 |
|---|---|
| 結構化的多階段流程 | 不再需要問「這份文件該由誰審閱？」：每個階段都有指定的審閱人。 |
| 電子審批（使用者 + 日期/時間 + 版本） | 一條清晰的審批記錄，而不是一封回覆郵件。 |
| 詳細的審計追蹤 | 可向審計人員和內部檢查提供的審批歷史。 |
| 駁回與修改管理 | 可以看到文件為何被駁回，以及修改了哪些內容。 |
| 明確標識的已批准版本 | 降低在舊草稿上工作的風險。 |
| 快速存取已核准文件 | 已批准的文件和版本歷史集中在一處。 |
| 內建功能，無額外費用 | 無需單獨的流程工具，也無需整合專案。 |
LocalDMS 的審批流程如何運作？
每份文件從提交到最終批准都經過五個階段：
提交
負責人提交某個文件版本進行審閱
通知
指定的審閱人收到通知，其中包含文件的直接連結
審閱
審閱人閱讀、評論，然後批准或駁回並說明理由
批准
系統記錄電子審批的使用者、日期和時間
完成
文件已批准，並附帶其審計追蹤
1. 審閱階段和任務分配如何運作？
有效的審批流程基於一個簡單的問題：誰需要審閱哪份文件、按什麼順序、在什麼期限內。LocalDMS 用結構化的審閱流程取代臨時的電子郵件傳遞，每個階段都明確且可追蹤。
多位審閱人的順序流程
流程可以按照您組織的實際審批要求進行配置。例如，一項合規制度可以先由部門負責人審核內容，再由合規負責人審核，最後由管理層審批；只有在上一位審閱人完成後，下一個階段才會開始。這樣，每份文件都按規定的階段流轉，並留下有據可查的審批記錄。
職責明確的任務分配
每個審閱階段都分配給具體的使用者，該使用者會收到包含文件直接連結的通知。待處理的審閱由誰負責不會含糊不清：任務已分配、可見並被追蹤。負責人可以隨時檢視每份文件的進度，無需透過電子郵件催促審閱人。
推動流程前進的通知
LocalDMS 會在每個階段傳送通知：文件被分配審閱時、某次審閱完成並轉給下一位審閱人時，以及文件被批准或駁回時。審批因一封未讀郵件而停滯的風險因此顯著降低。
LocalDMS 中每一項待處理的審閱都是帶通知的明確任務。審閱人清楚地知道自己需要做什麼，所有獲得授權的使用者都能看到進度，無需透過電子郵件催促。
2. LocalDMS 中的電子審批是什麼？
LocalDMS 中的電子審批是一條結構化記錄，包含審閱人的身份、準確的日期和時間、文件的具體版本、審批狀態以及評論。與容易丟失的回覆郵件不同，這條記錄與文件保持關聯，審計人員或內部控制部門可以隨時調閱。如有需要，審批還可以設定為需要重新進行身份驗證後才能確認。這是一條內部審批記錄；在法律要求使用《中華人民共和國電子簽名法》（台灣《電子簽章法》、香港《電子交易條例》亦同）規定的可靠的電子簽名或其他法定簽名形式時，它不能替代此類簽名。
電子審批記錄的內容
當審閱人在 LocalDMS 中批准一份文件時，系統會記錄：
- 審閱人身份：姓名和使用者帳戶
- 審批的日期和時間
- 被批准文件的具體版本
- 審批狀態：已批准、附評論批准或已駁回
- 審閱人的評論或意見
這條記錄與文件保持關聯，可以隨時調閱：無需翻查電子郵件，無需打電話向審閱人確認，也不會對審批是否存在產生疑問。
已批准還是草稿：始終一目瞭然
文件完成審批流程後，狀態變為「Approved」（已批准），與仍在審閱中的草稿明確區分。使用者清楚哪個是當前有效的已批准版本，從而降低在未經批准的草稿上工作的風險。
當審計人員或法務部門問「這份文件是誰批准的，什麼時候批准的？」，LocalDMS 可以直接調出相應的記錄，無需翻查郵件歸檔。
3. 駁回和修改如何處理？
並非所有文件都能一次透過審批。合約條款可能需要重新協商，操作規程可能需要補充法規依據，報告中可能存在錯誤。駁回和修改的管理與審批的可追溯性同樣重要。
結構化且說明理由的駁回
當審閱人在 LocalDMS 中駁回一份文件時，系統會要求其在評論中說明原因。這樣就留下了駁回原因的清晰記錄：具體問題、要求的修改以及提出人。負責人收到附帶評論的駁回通知，清楚地知道需要修改什麼。
每次修改都會生成新版本
當負責人修改被駁回的文件時，LocalDMS 會自動建立一個新版本。被駁回的版本連同其評論被完整保留，新版本重新進入審批流程。文件的完整歷史（提交、駁回、修改、重新提交和最終批准）作為一條連續記錄被儲存下來。
跨越所有審閱週期的連續歷史
對於經過多輪審閱的文件，LocalDMS 保留每一輪的歷史：每次提交、每次審閱操作、每條駁回評論和每次修改。這樣您可以看到文件是如何演變的，並能證明審閱流程的嚴謹性。
被駁回的文件會保留駁回人、駁回原因以及隨後的修改。審批歷史完整呈現文件直至最終批准版本的全過程。
4. 審批是否有審計追蹤？
有。LocalDMS 為每份文件保留詳細的記錄：修改、審閱操作、批准和駁回都會記錄使用者、日期和時間。該記錄與文件保持關聯，可隨時用於審計、品質檢查或內部查詢，無需手工重建。
在受監管行業中，審批的可追溯性不是可選項，而是一項要求：必須能夠證明誰在什麼時候批准了什麼。
審計追蹤的內容
對於每份文件，LocalDMS 記錄的內容包括：
- 建立：誰在什麼時候建立了文件
- 每個版本：誰在什麼時候建立了各個版本
- 提交審閱：何時由誰提交
- 每次審閱操作：帶日期和時間的批准、駁回和評論
- 最終批准：版本、批准人、日期和時間
審計時可快速調閱
當收到審計要求時（例如提供過去 12 個月內批准的所有操作規程，或證明某份合約在簽署前經過法務部門審閱），LocalDMS 可以快速找到相應的記錄，無需手工查詢，也無需根據電子郵件重建流程。
使用 LocalDMS，準備審計會簡單得多：每一次審批和每一次審閱都已有記錄。
5. 版本控制如何與審批結合？
審閱和審批與版本控制密不可分。審批始終針對一個具體版本：不是籠統的「這份文件」，而是審閱人所批准的那個版本中的確切內容。LocalDMS 將版本控制直接整合到審批流程中。
審批與提交的版本關聯
每次審批都針對被審閱的具體版本進行記錄。如果需要修改，則會建立新版本；之前的版本及其審閱歷史保持不變。
當前有效的已批准版本始終可見
流程結束後，已批准的版本被明確標示為當前有效版本。草稿、之前已批准的版本和被駁回的版本都會保留，但彼此清楚區分。使用者始終知道應該遵循哪個版本。
按版本檢視審批歷史
由於審批與版本關聯，LocalDMS 可以回答這樣的問題：「去年第三季度這項操作規程的有效版本是哪一個，由誰批准？」在受監管行業中，這是一項常見要求。
哪些文件適合使用結構化的審閱和審批流程？
合規制度
合約
操作規程和作業指導書
財務報告
臨床方案
技術規格
產品資料
供應商合約
行銷材料
培訓材料
專案交付物
董事會和委員會報告
哪些行業使用文件審批流程？
結構化的審閱和審批流程廣泛用於醫療、金融服務、法律、建築、製造以及各類支援職能。受監管或管理規範的組織通常都有一些文件，必須在使用前經過正式審閱和批准，並留下可靠的記錄。
- 醫療：臨床方案、合規制度和認證文件由指定的醫療和行政負責人批准，並保留有據可查的審批歷史。
- 金融服務：投資政策、合規規程和客戶資訊揭露由合規、法務和管理層審閱，並保留審批記錄。
- 法律與合規：監管義務文件、制度和法律文書經過結構化審批流程，並留有記錄。
- 建築與工程：技術文件、施工圖和施工方法由負責工程師和專案管理層正式審閱和批准。
- 製造與品質：操作規程、作業指導書和品質記錄作為受控文件，在品質管理系統（例如依據 ISO 9001）中審閱和批准。
- 人力資源與組織：制度、到職文件和內部規程在發布前由管理層批准；版本控制有助於確保只發布當前有效的版本。
LocalDMS 與電子郵件審批對比
許多團隊仍透過電子郵件審批制度、合約、規程和報告。請求會丟失，多個版本同時流轉，口頭同意不留痕跡，審計時只能翻查舊郵件。以下是與結構化審批流程的對比：
| 標準 | LocalDMS 中的審閱與審批 | 電子郵件審批 |
|---|---|---|
| 審閱流程 | ✓ 結構化，階段明確 | ✗ 手工傳送，無法追蹤 |
| 審批記錄 | ✓ 帶日期和時間的電子審批 | ✗ 回覆郵件，難以查詢 |
| 進度可見性 | ✓ 對所有獲授權使用者即時更新 | ✗ 不催問就無從得知 |
| 版本控制 | ✓ 審批與具體版本關聯 | ✗ 每位收件人手中的版本可能不同 |
| 駁回 | ✓ 有記錄，附評論和修改 | ✗ 口頭或非正式，往往沒有記錄 |
| 審計追蹤 | ✓ 詳細，可隨時調閱 | ✗ 手工查詢郵件，不完整 |
| 審計準備 | ✓ 記錄已整理好 | ✗ 需要手工重建 |
| 通知 | ✓ 每個階段自動傳送 | ✗ 手工催促 |
| 成本 | ✓ 最多 10 位使用者免費 | ✗ 隱性成本：時間浪費和風險 |
審批流程支援 SaaS 還是本地部署？
兩種方式都可以。審閱和審批流程、電子審批、版本控制和審計追蹤在兩種方式中均可使用（部分高階功能取決於 SaaS 套餐）：請根據您的 IT 策略進行選擇。
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文件審批流程軟體的費用是多少？
專門的流程自動化平台每年的費用可能較高。LocalDMS 在平台中內建了審閱和審批流程：無需附加模組，無需額外授權，也無需整合專案。
- Community Edition免費
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最多 20 位使用者 - Business3,000 美元
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部署在您自己伺服器上的授權為永久授權：一次付費，無期限使用。無需強制續訂，也沒有按使用者計算的月費；可選的年度維護（每年為授權價格的 10%）讓您獲得新版本。審閱和審批流程、電子審批、審計追蹤和版本控制包含在所有版本中。以上價格不含稅。更傾向於託管方案？LocalDMS SaaS 提供主要的審批功能（部分高階功能取決於套餐），無需管理伺服器。
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審批流程常見問題
LocalDMS 讓文件按預先定義的審閱階段流轉。每位審閱人都會收到通知，可以新增評論，並給出電子審批；系統記錄審閱人的身份以及準確的日期和時間。每個階段都會出現在審計追蹤中。
電子審批記錄審閱人的身份、日期和時間、所批准的版本、審批狀態以及評論。該記錄與相應版本保持關聯。審批還可以設定為需要重新進行身份驗證後才能確認。這是一條內部審批記錄，不屬於《中華人民共和國電子簽名法》（台灣《電子簽章法》、香港《電子交易條例》亦同）規定的可靠的電子簽名，也不能替代其他法律所要求的簽名形式。
支援。一份文件可以先由部門負責人審批，再由法務部門審批，最後由管理層審批；每個階段都以電子審批記錄在案，然後下一位審閱人才會收到通知。
有。每一次審閱、批准、駁回和評論操作都會記錄使用者、日期和時間。這些記錄可以隨時調閱，用於審計或內部檢查。
審閱人在評論中說明駁回原因。文件退回給負責人進行修改；修改後會生成一個新版本，並重新進入審批流程。完整的歷史記錄（駁回、評論、修改和重新審批）都保留在審計追蹤中。
是的。LocalDMS 可以以 SaaS（託管）方式使用，也可以部署在您自己的伺服器上。兩種方式都包含審閱和審批流程、電子審批和審計追蹤；部分高階功能取決於 SaaS 套餐。
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